Главный монополист советских времен – «Экспоцентр» свою выставочную активность, начиная с 1992 года, направил в основном на Москву. Это был период, когда экономика по всей стране была парализована, поэтому число проводившихся ранее крупных мероприятий резко сократилось. Однако с либерализацией экономики во многих городах начали появляться новые выставочные компании, самые невероятные здания быстренько превратились в выставочные павильоны. Порой и сегодня, посещая региональные мероприятия или же небольшие выставочные события в Москве, приходится удивляться, насколько изобретательно их организаторы используют музеи, спортивные сооружения, манежи и т.д. для «международных» выставок - если, конечно, они еще заблаговременно не отменяются. В 1995 году в 32 российских городах проводилось уже 700 выставок, в том числе около 200 - международных (или с участием иностранных компаний).
Сегодня в 40 крупных городах ежегодно проходит 2000 мероприятий. Масштабы этой деятельности впечатляют - 500.000 кв.м. выставочных площадей, почти 250 организаторов! Примерно 11 % выставок приходится на такие отрасли как пищевая и продовольственная промышленность. Понятно, что большинство организаторов выставок работают на важнейших выставочных площадках в Москве, где восемь выставочных комплексов располагают почти 350 000 кв.м площадей. А поскольку конкуренция и число предлагаемых выставок довольно велико, то и правильно выбрать нужную выставку потенциальному экспоненту более чем непросто.

 
Выбор выставки: конфликтный потенциал и важные параметры

Как известно, многие из проводимых выставок являются либо пробными шарами, либо не соответствуют заявленному профилю. В этом случае, необходимо четко определиться: где предприниматель надеется найти потенциальных клиентов - в Москве, Санкт-Петербурге или региональном центре? Разумеется, существуют довольно успешные специализированные региональные выставки, причем в самых различных отраслях. Но самые крупнейшие продовольственные выставки – ProdExpo и World Food – располагаются в Москве. К ним можно добавить еще несколько специализированных выставок, например, Ingredients.
Кстати, следует учесть, что у специализированных региональных выставок как-то не принято тематически объединять продукты питания с оборудованием по переработке пищевой продукции и упаковочным оборудованием. Так что поставщик продовольственной продукции неожиданно для себя может оказаться в окружении множества станков. При принятии решения об участии в выставке особенно важным критерием является информация о самих организаторах данного мероприятия Хорошо бы заранее выяснить, какое количество выставок они уже проводили, сколько там было участников, каково количество уже поданных заявок.
Данные об организаторе в принципе можно получить без труда, число ранее проведенных мероприятий также легко проверить. А вот по количеству посетителей-специалистов нередко бывают подтасовки, поскольку к ним порой приплюсовывают и обычных любознательных зрителей. В этом случае через некоторые организации можно навести справки об авторитетности выставки и о характере посетителей (региональных или со всего СНГ). Проблему обычно составляет количество поданных заявок - здесь следует просто регулярно запрашивать списки уже зарегистрировавшихся участников, а можно расспросить и некоторых знакомых, указанных в списке.

Правильно ли выбрана выставка? Есть ли вообще у моего продукта шансы на продовольственном рынке? Какие существуют условия для выхода на рынок с новой продукцией? Имеют ли они шансы на сбыт? Какова конкурентная ситуация? Перед потенциальным участником выставки встает множество вопросов, большинство из которых, по крайней мере, нужно прояснить заблаговременно.

 
Хорошая подготовка – половина успеха

Итак, решение об участии в выставке принято! Однако для работы на рынке в России необходимы немалая выдержка и терпение - успехи не падают сами в руки, как спелые яблоки. Кстати, иностранцы, приезжающие на выставки в Россию, надеясь вернуться домой с первыми заключенными контрактами, быстро убеждаются, что все не так просто и радужно. Местные формальности, правовые положения и техника ведения переговоров у русских партнеров требуют немало времени и длительных согласований.
Обязательно воспользуйтесь услугами серьезной фирмы по монтажу выставочного стенда, которая сможет функционально и привлекательно спроектировать ваш стенд, используя для этого хорошие материалы (почему-то на многих российских выставочных площадках бывает так, что чашки падают со стола, стоит лишь только на него слегка облокотиться).
Сегодня тенденция дизайна российских стендов больше идет в направлении масштабности и современного креатива. Стенд должен создавать впечатление открытости и гостеприимства - времена закрытых стендов, позволявших устраивать попойки с водкой, давно прошли. Очень хорошее впечатление производят помещенные на видном месте фотографии с видами производства или территории фирмы. Постарайтесь, чтобы ваш стенд располагался по возможности центрально.
Перед началом выставки разошлите своим потенциальным клиентам приглашения, желательно - на их родном языке. Возможно, что генеральный директор и говорит на безукоризненном английском, но специалисту-закупщику это может оказаться не под силу - и только поэтому потенциально хороший контракт может быть потерян. Также очень важно не экономить на хорошо подготовленном переводчике. На переговорах, касающихся каких-то коммерческих нюансов и специфики продукции, качественный грамотный перевод просто необходим. К сожалению, порой случается, что на подобных переговорах самые элементарные вещи либо не переводятся вовсе, либо переводятся неправильно. Случается также, что переводчик абстрагируется и начинает вести переговоры самостоятельно, что вовсе недопустимо.
Для транспортировки продовольственной продукции организаторы выставки рекомендуют воспользоваться услугами экспедиторских компаний со своим сборным транспортом, которые берут на себя и оформление специфических выставочных формальностей. Однако в случае если кто-то привозит свои экспонаты на выставку самостоятельно, необходимо заблаговременно разузнать в службе курьерской доставки или в авиакомпании, что для этого необходимо сделать. Если не учесть какие-то нюансы и формальности, можно вовсе остаться без своих экспонатов.
Важно своевременно забронировать гостиницу и заказать билеты, поскольку недорогие гостиницы, да еще расположенные в непосредственной близости от выставки, встречаются довольно редко. Оформление визы тоже происходит гораздо дольше и сложнее, чем обычно ожидается. Обратите особое внимание на правильное оформление визы, поскольку при въезде через третьи страны до пограничного контроля можно дойти с неполным комплектом документов. Но не дальше!

 
Как оптимизировать работу на выставке

Российский бизнес в большой степени ведется через связи и личные симпатии. К делу здесь переходят не так быстро, как в Германии, а велик чисто человеческий интерес. Соответственно, приходится тратить больше времени на общение и не стараться добиваться мгновенных результатов в переговорах. Не забывайте предлагать персоналу, работающему на стенде, напитки и небольшую закуску. В Москве, добираясь до места, посетитель вынужден преодолевать многочасовые пробки, да и вообще приезд на выставку с другого конца огромной страны гораздо утомительнее и сложнее, чем в Западной Европе. Подобные мелочи не действуют на российского посетителя подобно чуду, но принимаются им с благодарностью и воспоминание о посещении стенда, несомненно, будет позитивно вознаграждено.
Общение с посетителями выставки, конечно, должно проходить на русском языке, поскольку это способствует лучшему взаимопониманию. Персоналу стенда желательно максимально настроиться на российского посетителя, потому что обычно на выставки приходят люди осведомленные и как специалисты, они ожидают квалифицированных ответов. В свою очередь, персонал стенда зачастую не столь хорошо информирован о российском рынке, порой элементарно его недооценивая.
Если экспонат позволяет, то целесообразно предложить свою продукцию для дегустации. У российского потребителя, в отличие от европейского, вкус несколько другой, и требует иных рецептур: так что выставку, в принципе, можно использовать как неплохой испытательный полигон.
Очень хороший отклик обычно вызывают семинары для закупщиков и продавцов продовольственной розничной торговли, поэтому в рамках выставочной программы можно было бы предложить свои собственные обучающие программы.
Хорошая выставка в России всегда вызывает высокий резонанс и характеризуется большим наплывом как рядовых посетителей, так и предпринимателей. Выставка в России – это идеальный микрорынок для наблюдения за тем, как другие зарубежные фирмы смогли настроиться на российских клиентов и торговцев, и какова презентация российских изготовителей. Необычайно полезно временно продлить свое пребывание в стране. Осмотрите магазины, чтобы составить себе репрезентативное представление о здешнем ассортименте и ценах. Приобретите аналогичную продукцию конкурентов для последующего тщательного сравнительного анализа. Постарайтесь назначить первые встречи с закупщиками розничной продовольственной торговли, специализированных магазинов и продемонстрируйте им свою продукцию.
Затем необходимо обработать результаты выставки, обязательно отслеживая установленные контакты. Работая в России, важно постоянно проявлять настойчивость, так как российский коммерсант мыслит стратегически, проверяя терпение и, следовательно, серьезность намерений своего контрагента.